PROGRAMA DE PRUEBAS DE APTITUD - PEP

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Introducción

La participación en Programas de Evaluación Externa de la Calidad permite evaluar continuamente el trabajo de los laboratorios, orientado a la detección de errores, propiciando el perfeccionamiento de las técnicas operacionales y la mejora de la calidad de los análisis. Cuando se obtienen buenos resultados en estos programas se garantiza mayor confiabilidad para los clientes, además de desempeñar un importante papel en la aceptación del laboratorio por parte de los organismos acreditadores o certificadores.

El análisis de una muestra externa para confirmar la calidad como parte del procedimiento de rutina del laboratorio, ofrece una comparación objetiva en relación a una muestra de referencia y permite la comparación de los resultados físico-químicos obtenidos por los laboratorios participantes entre sí.

Por ende, cuando el propósito es la búsqueda de valores exactos y confiables, la evaluación externa de la calidad representa un importante apoyo para el laboratorio.

El SENAI-SC (Centro de Tecnología de Alimentos), trabaja desde 2002 con Programas de Evaluación Externa de la Calidad en alimentos en diferentes matrices, incluyendo carne, queso, leche líquida, leche en polvo, etc. SENAI-CTAL trabaja con parámetros microbiológicos de forma cuantitativa y cualitativa, así como físico-químicos.

El proveedor de ensayos de evaluación externa de la calidad de SENAI-SC es habilitado por ANVISA (Agência Nacional de Vigilância Sanitária), además es especialista en el trabajo con matrices complejas como las de alimentos y en la preparación de cepas de microorganismos, por tanto las muestras son preparadas con riguroso control de calidad de homogeneidad y estabilidad.

El equipo técnico del PEP-SENAI/SC involucrado directamente con el Programa está compuesta por ingenieros de alimentos, ingenieros industriales químicos, biólogos y tecnólogos de alimentos. El Proveedor puede contratar servicios técnicos especializados en informática aplicada a las pruebas de aptitud y, cuando sea necesario contrata los servicios de consultoria técnica especializada en relación a las normas aplicadas y la formación de técnicos en asuntos relativos a los ensayos de aptitud.

El PEP-SENAI-SC prepara el informe del programa también en español.

Confidencialidad y Seguridad de las informaciones

Cada participante tiene un tratamiento confidencial y es identificado en los informes a través de un número generado aleatoriamente, conocido únicamente por el participante. El acceso a las informaciones por internet es realizado a través de una clave de seguridad. El aplicativo de internet fue desarrollado en “Visual Studio.Net”, que funciona únicamente en el servidor (ASP.Net) con elevado nivel de seguridad.

Envío de las muestras

Las muestras son enviadas a los participantes por medio de una empresa transportadora debidamente registrada en SENAI-CTAL. El tiempo promedio para la recepción, a partir de la fecha de envío, es de 3 días hábiles para ciudades capitales y 4 días hábiles para otras ciudades, en el caso de participantes de Brasil. Para participantes de otros países, el tiempo promedio para recepción de las muestras varía de 3 a 6 días, dependiendo de la localidad, sin considerar el tiempo de despacho aduanero de los países destino. El día en que se efectúe la remesa se envía un e-mail a todos los participantes informando que las muestras fueron despachadas.

Reenvío de las muestras

En caso de necesitar reenviar las muestras, el flete corre por cuenta del participante.

Análisis de las muestras

La selección del método analítico es a criterio de cada laboratorio

Los participantes deben informar la metodología analítica utilizada al reportar los resultados en la página del PEP en internet. El laboratorio debe realizar tres (03) determinaciones para cada analito en la muestra recibida, para los parámetros físico-químicos y dos (02) determinaciones para los parámetros microbiológicos. Las curvas de calibración, cuando aplicable, deben ser preparadas de acuerdo con la metodología propia.

Retorno de los resultados a PEP-SENAI-SC

Los resultados deben ser reportados en nuestra página web u opcionalmente en el formulario enviado. Cada participante recibe, junto con las muestras, una carta informando el “login” como participante del PEP y la respectiva clave para acceso a la página de resultados del PEP. La página para el ingreso de los resultados tiene explicaciones correspondientes que facilitan el proceso, las informaciones adicionales serán entregadas en las instrucciones del PEP que acompañan las muestras.

La página queda disponible para el ingreso de resultados a partir de la fecha de envío de las muestras a los participantes y los resultados pueden ser alterados hasta el plazo máximo establecido para el envío de los resultados. Después de este plazo la página se cerrará automáticamente para cualquier alteración o ingreso de resultados. Los plazos serán informados en las instrucciones que acompañan las muestras.

Tratamiento de Datos e Informes

Los laboratorios serán evaluados por medio del índice-z (Z-score). El índice-z posibilita al laboratorio evaluar su exactitud además de permitir comparar su desempeño con el de otros participantes.

Los informes son acompañados de fundamentos, informaciones sobre las muestras, comentarios, tablas y gráficos.

Ejemplo de Tabla de resultados Microbiológicos

Ejemplo de Tabla de resultados Físico-químico

Ejemplos de Gráfico de Z-Score y Dispersión


INSCRÍBASE

1. INSCRIPCIÓN

• Para realizar la inscripción el participante debe completar el formulario de inscripción.

• Es de total responsabilidad del participante mantener actualizados todos los datos de registro junto al proveedor PEP - SENAIsc.

• El participante localizado en Brasil podrá realizar la inscripción hasta 05 días antes del inicio de la ronda y los participantes localizados en otros países deberán realizar la inscripción hasta 60 días antes del inicio de la ronda.

1.1 LLENADO DEL FORMULARIO DE INSCRIPCIÓN:

• El participante debe marcar con “x” el(los) parámetro y matriz(ces) deseados (solamente los cuadros en blanco).

• Los valores de los parámetros en el Programa Interlaboratorial contenidos en el cronograma se refieren a una participación por ronda.

1.2 CONFIRMACIÓN:

• El participante podrá considerar su inscripción como efectiva solamente después del recibimiento de confirmación del proveedor PEP - SENAIsc por e-mail, lo que deberá ocurrir en como máximo 48 horas después del recibimiento de la misma.

2. PRERREQUISITOS PARA LA REALIZACIÓN DE LAS RONDAS:

• Las rondas se realizarán solamente si hay un número mínimo de 06 (seis) participantes inscriptos en los parámetros cuantitativos y 03 (tres) participantes en los parámetros cualitativos ofrecidos, buscando garantizar un tratamiento estadístico adecuado. En los casos de no ser alcanzado el número mínimo de inscriptos en la ronda, el participante tendrá automáticamente transferida su inscripción para la próxima ronda que ofrezca el parámetro solicitado.

2.1 PLAZO PARA CANCELACIÓN DE LA RONDA POR EL PROVEEDOR PEP- SENAIsc:

• En caso que haya necesidad de cancelación de la ronda en determinado parámetro, el participante será avisado con un plazo mínimo de 15 (quince) días de anticipación.

2.2 PLAZO PARA CANCELACIÓN DE LA PARTICIPACIÓN EN LA RONDA POR EL PARTICIPANTE:

• La cancelación de la participación del laboratorio en el(los) parámetro(s) de la ronda sólo será(n) aceptada(s) si sea solicitada con un plazo mínimo de 30 (treinta) días de anticipación de la fecha de envío de las muestras. La cancelación debe ser manifestada por e-mail o fax debidamente firmada por el responsable.

• En los casos de cancelación, los valores pagados serán automáticamente transferidos para el pago de parámetros ofrecidos en otras rondas.

3. ENVÍO DE LAS MUESTRAS

• En la semana anterior al envío de las muestras, será enviado un e-mail a todos los participantes informando el envío de la ronda.

• Los costos para el envío de las muestras (flete) son de responsabilidad del proveedor PEP- SENAIsc.

3.1 PLAZO PARA ENVÍO DE LAS MUESTRAS

• La fecha de envío de las muestras será de acuerdo con el cronograma.

• Cuando haya necesidad de reenvío de muestras, el caso deberá ser sometido para análisis y aprobación del Comité Técnico del PEP - SENAIsc.

3.2 RECIBIMIENTO DE LAS MUESTRAS POR EL PARTICIPANTE

• En el recibimiento de las muestras el participante deberá encaminar al proveedor el formulario “Término de Recibimiento” debidamente llenado y firmado, a través de fax o e-mail, en hasta 24 horas después del recibimiento.

• El participante es el responsable por el recibimiento de las muestras, y debe viabilizar todas las condiciones para que pueda recibirlas en su laboratorio, incluyendo documentos exigidos por las aduanas de sus respectivos países.

• En caso que no se reciba la muestra en un plazo de 15 días (tiempo máximo de garantía de la estabilidad de la muestra en las condiciones de transporte) la participación del laboratorio será automáticamente transferida para la próxima ronda. Este procedimiento sólo será permitido una vez, sin devolución de los valores de la inscripción.

4. RESULTADOS

• Es de total responsabilidad del participante el llenado de los formularios de resultados de forma correcta y legible.

4.1 PLAZO PARA EL ENVÍO DE LOS RESULTADOS POR EL PARTICIPANTE

• El plazo de envío de los resultados por el participante al Proveedor PEP - SENAIsc es de 25 (veinticinco) días a contar de la fecha de envío de las muestras.

• El proveedor no aceptará resultados después de este plazo, estando a cargo del participante viabilizar todas las condiciones para garantizar el envío de los resultados en el plazo estipulado, tales como: equipos en funcionamiento, medios de cultivo, agentes reactivos, personal técnico para realización de los ensayos, etc.

• El envío de los resultados después del plazo excluirá automáticamente al participante de la ronda, no cabiendo pedidos de cancelación de ninguna especie.

4.2 FORMA DE ENVÍO DE LOS RESULTADOS POR EL PARTICIPANTE

• Los formularios de resultados serán encaminados a los participantes en copia física juntamente con los ítems de ensayo.

• Los formularios de resultados, debidamente completados (de forma legible) y firmados deberán ser encaminados a través de fax o e-mail para el proveedor PEP - SENAIsc.

• No es necesario encaminar la vía original.

• El laboratorio debe mantener archivo de los datos brutos, pues los mismos pueden ser solicitados por el proveedor PEP - SENAIsc para confirmación de los datos del formulario de resultados.

5. ENVÍO DE LOS INFORMES

• El plazo para el envío de los informes (en medio electrónico) es de 15 (quince) días, a contar desde la fecha límite para entrega de los resultados por el participante.

• Los costos para el envío de una vía del informe en medio físico (forma impresa) son de responsabilidad del proveedor PEP - SENAIsc. Este valor está incluido en el precio del parámetro. El plazo para recibimiento de la copia física es de 30 días a contar desde la fecha límite para entrega del informe en medio electrónico.

• Para copias adicionales de los informes será cobrada una tasa (bajo consulta).

6. PAGO

6.1. Laboratorios localizados en Brasil

• La factura fiscal para pago le será enviada al participante juntamente con las muestras.

• Plazo de Pago: 30 (treinta) días a contar desde la fecha de emisión de la factura fiscal.

• Condiciones Especiales de Pago: la solicitud debe ser formalizada por carta debidamente firmada por el responsable, estando sujeta a aprobación.

• No aceptamos depósito bancario.

6.2. Laboratorios localizados en otros países

• La factura para pago le será enviada al participante después de la realización de la inscripción.

• Plazo de Pago: 30 (treinta) días a contar desde la fecha de emisión de la factura.

• El pago será efectuado por depósito bancario (Cambio).

• Todas las tasas involucradas en el proceso de cambio son de responsabilidad del participante.

7. CONTACTOS CON EL PROVEEDOR:

PEP-SENAIsc
Lisiane Mezzaroba
Teléfono: 55 (49) 3321-7319
Fax: 55 (49) 3321-7336
pep@sc.senai.br